ITパスポート 業務プロセス改善とは？初心者でもわかる仕事の流れの考え方
ITパスポート試験に頻出の「業務プロセス改善」について、仕事の流れをイメージしながら初心者向けにやさしく解説します。
業務プロセスとは何か、改善する意味、BPRとの違いをITパスポート試験レベルで理解できます。
生徒
「業務プロセスって言葉が出てきたんですが、仕事と何が違うんですか？」
先生
「業務プロセスは、仕事を点ではなく流れで見た考え方です。最初から最後までの手順をまとめたものですね。」
生徒
「改善とかBPRって出てきて、余計に混乱します…」
先生
「順番に整理すれば大丈夫です。ITパスポートではイメージで理解できれば十分ですよ。」
1. 業務プロセスとは？ITパスポートでの意味をやさしく解説
結論から言うと、業務プロセスとは「仕事の始まりから終わりまでの流れ」です。
会社の仕事は、単発の作業ではなく、必ず順番があります。この一連の流れをまとめたものを業務プロセスと呼びます。
理由は、仕事を流れで考えることで、ムダや問題点を見つけやすくなるからです。 ITパスポート試験では、「業務を全体で捉える視点」が重要になります。
例えば、ネットショップで商品を買う流れを考えてみましょう。
- 注文を受ける
- 在庫を確認する
- 商品を発送する
- 代金を受け取る
この一連の流れ全体が業務プロセスです。 「発送」だけを見るのではなく、前後の流れを含めて考える点がポイントです。
2. 業務プロセス改善とは何をすることなのか
業務プロセス改善とは、今ある仕事の流れを少しずつ良くしていく考え方です。 大きく変えるのではなく、現実的な改善を積み重ねます。
なぜ改善が必要かというと、仕事の流れは放っておくと複雑になりやすいからです。 人が増えたり、ルールが増えたりすると、ムダな手順が残りがちです。
例えば、紙の申請書を毎回手書きしていた場合を考えてみましょう。
- 何度も同じ内容を書く手間がかかる
- 字が読みにくくて確認に時間がかかる
- 提出ミスが起きやすい
これを入力フォームに変えるだけでも、業務プロセス改善になります。 ITパスポート試験では、「効率化」「コスト削減」「品質向上」という言葉と一緒に出題されやすいです。
3. BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）とは？
BPRは、業務プロセス改善よりも大きく仕事の流れを見直す考え方です。
BPRとは、Business Process Re-engineeringの略です。 日本語では「業務改革」と訳されることが多いです。
業務プロセス改善が「少しずつ直す」のに対して、 BPRは「ゼロから考え直す」イメージです。
- 今のやり方を前提にしない
- ITの活用を前提に考える
- 組織や役割も見直す
例えば、店舗での対面受付をやめて、すべてネット受付に切り替えるようなケースです。 これは部分的な改善ではなく、業務の仕組みそのものを変えています。
ITパスポート試験では、 「改善」と「BPRの違い」を問う問題がよく出ます。 大きく変えるのがBPR、小さく直すのが業務プロセス改善、と覚えると理解しやすいです。
後半では、試験で狙われやすい出題パターンや、 ストラテジ系との関係も整理していきます。
四．業務プロセス改善とＢＰＲの違いを図解イメージで比較
ここでは、業務プロセス改善とＢＰＲの違いを、図を思い浮かべながら整理します。
文章だけで覚えようとすると混乱しやすいですが、 「どこまで変えるか」という視点で考えると理解しやすくなります。
業務プロセス改善は「今の流れを少し整える」
ＢＰＲは「流れそのものを作り直す」
業務プロセス改善を図で表すと、一本の川の形はそのままで、 流れをスムーズにしたり、石を取り除いたりするイメージです。
一方でＢＰＲは、川の流れを変えて、 まったく新しい水路を作るようなイメージになります。
- 業務プロセス改善は、今のやり方を前提に考える
- ＢＰＲは、今のやり方を前提にしない
- 改善は現場レベル、ＢＰＲは経営レベルで行われやすい
ＩＴパスポート試験では、 この「前提を残すか捨てるか」という違いを問われることが多いです。 図解イメージで覚えておくと、選択肢を見た瞬間に判断しやすくなります。
五．ＩＴパスポート試験で狙われる業務プロセス改善とＢＰＲの出題ポイント
試験では、用語の定義そのものより「使い分け」が重視されます。
業務プロセス改善とＢＰＲは、言葉が似ているため、 違いを理解していないと引っかかりやすい分野です。
例えば、「既存の業務手順を見直し、ムダな作業を減らした」 という表現があれば、業務プロセス改善が正解になります。
一方で、「業務の流れを根本から再設計した」 「組織構造も含めて抜本的に見直した」 と書かれていれば、ＢＰＲを選ぶ問題です。
- 効率化や標準化は業務プロセス改善
- 抜本的改革や再設計はＢＰＲ
- 部分的か全体的かを見極める
また、ＩＴの活用が強調されている場合でも、 必ずしもＢＰＲとは限りません。 あくまで「どの範囲を変えているか」が判断基準です。
選択肢の文章を読んだら、 「少し直しただけか」「全部作り直しているか」を 自分に問いかける習慣をつけましょう。
六．業務プロセス改善が向いているケースとＢＰＲが必要なケース
すべての問題にＢＰＲが必要なわけではありません。
現場では、業務プロセス改善とＢＰＲを使い分けることが重要です。 これは試験対策としても、そのまま役立つ考え方です。
業務プロセス改善が向いているのは、 今の仕組みが大きく間違っていない場合です。
- ムダな作業が多い
- 手作業が多く時間がかかる
- 小さなミスが頻発している
こうした場合は、既存の流れを活かしながら改善する方が、 コストもリスクも小さく済みます。
一方でＢＰＲが必要になるのは、 そもそもの業務の考え方が時代に合っていない場合です。
- 手続きが複雑すぎる
- 組織の壁で仕事が止まる
- 新しいサービスに対応できない
ＩＴパスポート試験では、 「どちらを選ぶのが適切か」を問う形で出題されることがあります。
業務プロセス改善は現実的な改善、 ＢＰＲは思い切った改革と整理しておくと、 試験本番でも迷いにくくなります。
七．業務プロセス改善とＢＰＲのメリットとデメリット整理
ここでは、業務プロセス改善とＢＰＲそれぞれの良い点と注意点を整理します。
試験では、「どちらが正しいか」だけでなく、 「なぜその手法が選ばれるのか」という視点が問われることがあります。 そのため、メリットとデメリットをセットで理解しておくことが重要です。
まず、業務プロセス改善のメリットから見ていきましょう。
- 現場への影響が小さく実行しやすい
- コストやリスクを抑えやすい
- 短期間で効果が出やすい
今のやり方を活かしながら改善するため、 現場の抵抗が少なく、失敗しにくい点が特徴です。 ＩＴパスポート試験では、「段階的」「継続的」という言葉と結びつけて覚えると良いでしょう。
一方で、業務プロセス改善にはデメリットもあります。
- 大きな成果は出にくい
- 根本的な問題は残る場合がある
あくまで既存の枠組みの中での改善なので、 業務そのものが時代遅れの場合は限界があります。
次に、ＢＰＲのメリットを確認します。
- 業務全体を大幅に効率化できる
- 新しいビジネスに対応しやすい
- 競争力の向上につながる
仕事の流れを一から見直すため、 成功すれば大きな効果が期待できます。 試験では「抜本的」「根本的」という表現が目印になります。
ただし、ＢＰＲにも大きなデメリットがあります。
- コストと時間がかかる
- 現場の混乱や反発が起きやすい
- 失敗時の影響が大きい
このため、ＢＰＲは経営判断として慎重に行われます。 ＩＴパスポートでは、「大きな効果」と「大きなリスク」がセットである点を押さえておきましょう。
八．ＩＴパスポート試験で混同しやすい用語とひっかけポイント
この分野では、似た言葉を使ったひっかけ問題がよく出題されます。
特に注意したいのが、改善や改革を表す言葉の使い分けです。 言葉の印象に引っ張られず、内容を見る癖をつけましょう。
まず、業務プロセス改善と混同しやすい表現です。
- 効率化
- 標準化
- 自動化
これらは基本的に業務プロセス改善と考えて問題ありません。 今ある流れを前提に、良くしている場合がほとんどです。
次に、ＢＰＲと結びつきやすい表現です。
- 再設計
- 抜本的改革
- 業務の再構築
これらの言葉が出てきたら、 「前提を捨てているかどうか」を確認してください。
ひっかけポイントとして多いのが、 「ＩＴを導入したからＢＰＲ」と思わせる問題です。
例えば、既存の業務をそのままシステム化しただけなら、 それは業務プロセス改善に分類されます。
試験では、 「どの範囲を変えたか」 「考え方を捨てているか」 この二点を必ずチェックしましょう。
九．業務プロセス改善とＢＰＲの違いを一発で覚えるポイント
最後に、試験直前でも使える覚え方を整理します。
難しく考えず、キーワードで判断できるようにしておくことが、 ＩＴパスポート試験では重要です。
少し直すのが業務プロセス改善
全部作り直すのがＢＰＲ
業務プロセス改善は、 今の流れを活かしながら良くする考え方です。 現場目線で、現実的な改善が中心になります。
ＢＰＲは、 今のやり方にこだわらず、 仕事の流れそのものを再設計します。 経営目線での大きな改革です。
選択肢で迷ったときは、 「前提を残しているか」 「影響範囲が部分か全体か」 を自分に問いかけてください。
この判断ができれば、 業務プロセス改善とＢＰＲの問題は、 安定して正解できるようになります。
業務の流れを意識する考え方は、 試験対策だけでなく、 実際の仕事にも必ず役立ちます。 イメージで理解しながら、確実に得点につなげましょう。
