ITパスポート 業務プロセスとは？初心者でもわかる基本解説
ITパスポート試験で頻出の「業務プロセス」について、仕組みや流れを初心者向けにかみ砕いて解説します。
ITパスポート試験に出題される業務プロセスの意味、必要性、全体像をイメージで理解できます。
生徒
「ITパスポートの勉強で“業務プロセス”って出てきたんですが、仕事の流れってことですか？」
先生
「そうですね。仕事を始めてから終わるまでの一連の流れをまとめて業務プロセスと呼びます。」
生徒
「アルバイトでも業務プロセスってあるんですか？」
先生
「あります。注文を受けて、商品を出して、お金を受け取るまでが一つの業務プロセスです。」
1. 業務プロセスとは？ITパスポートでの意味をやさしく解説
業務プロセスとは、仕事を進めるための手順や流れをまとめたものです。 ITパスポート試験では、企業活動を理解するための基本用語として出題されます。
難しく聞こえますが、特別なIT用語ではありません。 普段の生活や学校、アルバイトの中にも業務プロセスは存在します。
たとえば、コンビニで買い物をするときの流れを考えてみましょう。
- 商品を選ぶ
- レジで会計する
- 商品を受け取る
この一連の流れが「業務プロセス」です。 ITパスポート試験では、このように流れとして仕事を捉えられるかが問われます。
2. なぜ業務プロセスを理解する必要があるのか
結論から言うと、仕事のムダや問題点を見つけるためです。
業務プロセスを理解すると、 「どこで時間がかかっているのか」 「なぜミスが起きているのか」 が見えてきます。
ITパスポート試験では、 「業務を改善するためにまず何をするか」 という考え方がよく出題されます。
- 仕事の流れを整理できる
- 問題が起きている場所を特定できる
- 改善のアイデアを考えやすくなる
たとえば、レジ待ちの列が長い場合、 原因は「会計操作が多い」「確認作業が重複している」など、 業務プロセスの中に隠れています。
試験では、「業務プロセスを把握する目的はどれか」 といった形で出題されるため、 改善のために理解するという点を押さえておきましょう。
3. 業務プロセスの全体像と基本的な流れを図解イメージで理解
業務プロセスは、基本的に決まった流れで構成されています。 ITパスポート試験では、この全体像を理解しているかが重要です。
【業務プロセスの基本イメージ】
仕事の依頼や注文を受ける
↓
作業や処理を行う
↓
結果や成果物を出す
これは、学校のテストに置き換えると分かりやすいです。
- 問題用紙を受け取る（入力）
- 問題を解く（処理）
- 答案を提出する（出力）
業務プロセスも同じように、 「何を受け取り、何をして、何を出すか」 という流れで考えます。
ITパスポート試験では、 この流れを理解していないと、 改善やBPRの問題でつまずきやすくなります。 次の記事では、業務プロセスを大きく見直す考え方についても解説します。
4. 業務プロセスの具体例と身近なイメージ
結論から言うと、業務プロセスは身の回りの行動すべてに当てはめて考えられます。
業務プロセスという言葉は、会社の中だけの話に聞こえるかもしれません。 しかし実際は、私たちが普段何気なく行っている行動も、すべて業務プロセスとして整理できます。
たとえば、飲食店でアルバイトをしている場合を考えてみましょう。
- お客さんが来店する
- 注文を受ける
- 料理を作る
- 料理を提供する
- 会計を行う
この一連の流れが、そのお店の業務プロセスです。 どれか一つが欠けても、仕事は成り立ちません。
ITパスポート試験では、 「業務プロセスを具体例で理解しているか」 を問う問題がよく出題されます。
ポイントは、作業単体ではなく、流れとして捉えることです。 一つひとつは簡単な作業でも、つながることで業務になります。
5. BPR（業務プロセス再設計）とは何か？業務プロセスとの関係
BPRとは、「Business Process Re-engineering」の略で、 日本語では業務プロセス再設計と呼ばれます。
簡単に言うと、 「今のやり方を少し改善する」のではなく、 仕事の流れそのものを大きく作り直す考え方です。
たとえば、書類を紙で回覧している業務がある場合、
- 紙をデジタル化する
- 承認ルートを減らす
- そもそも不要な作業をなくす
このように、「前提そのもの」を疑うのがBPRです。 ITパスポート試験では、 業務改善との違いとして出題されることがあります。
業務改善は「今の流れを少し良くする」考え方、 BPRは「流れ自体を作り直す」考え方、 という違いをイメージで覚えましょう。
6. 業務プロセスとBPRを理解するための重要ポイント
結論から言うと、両者の違いは「見直しの規模」にあります。
業務プロセスとBPRは、セットで理解すると試験対策がしやすくなります。 ITパスポート試験では、 「これは業務プロセスの話か、BPRの話か」 を見分ける問題が頻出です。
- 業務プロセス：仕事の流れを整理する
- 業務改善：今の流れを少し良くする
- BPR：流れそのものを作り直す
初心者が混乱しやすいのは、 「システムを入れる＝BPR」だと勘違いすることです。
実際には、システム導入は手段であり、 BPRの目的は業務全体の効率化や価値向上です。
ITパスポート試験では、 「抜本的」「根本的」「再設計」といった言葉が出てきたら、 BPRを連想できるようにしておくと有利です。
ここまで理解できれば、 業務プロセスとBPRの問題でも、 用語暗記に頼らず判断できるようになります。
7. 業務プロセスとBPRを学ぶことで得られるメリット
結論から言うと、仕事や試験問題を「流れ」で考えられるようになります。
業務プロセスやBPRを学ぶ最大のメリットは、 物事を部分ではなく全体の流れで捉えられるようになる点です。
ITパスポート試験では、 用語の暗記よりも「考え方」を問われる問題が増えています。 業務プロセスを理解していると、次のような強みが生まれます。
- 問題文の状況をイメージしやすくなる
- 選択肢の不自然さに気づきやすくなる
- 業務改善とBPRを正しく区別できる
たとえば、「どの対応が最も効果的か」を問われる問題では、 業務全体の流れを理解していないと判断が難しくなります。
逆に、流れを理解していれば、 「これは部分的な改善か」「根本的な見直しか」 を自然に判断できるようになります。
これは試験だけでなく、 レポート作成やアルバイト先での改善提案など、 実生活でも役立つ考え方です。
8. 業務プロセス改善で注意すべき点とよくある失敗例
注意すべき点は、「改善すること自体が目的にならないこと」です。
業務プロセス改善やBPRでは、 やり方を変えることに意識が向きすぎて、 本来の目的を見失う失敗がよくあります。
ITパスポート試験では、 このような失敗パターンを理解しているかが、 間接的に問われることがあります。
- 現状を分析せずに改善案を決めてしまう
- システム導入が目的になってしまう
- 業務全体ではなく一部分だけを見る
たとえば、「最新のシステムを入れれば効率が上がる」 と考えて導入しても、 業務の流れが整理されていなければ効果は出ません。
これは、勉強方法を見直さずに参考書だけ増やすのと同じです。 大切なのは道具ではなく、 どこに問題があるかを理解することです。
試験では、 「この対応は業務改善か、BPRか」 といった視点で読むと、 不適切な選択肢を消しやすくなります。
9. ITパスポート試験対策としての業務プロセス・BPR整理
最後に、ITパスポート試験対策として、 業務プロセスとBPRの考え方を整理します。
【試験対策の整理イメージ】
業務の流れを把握する
↓
問題点を見つける
↓
部分的に直す → 業務改善
↓
流れごと作り直す → BPR
このイメージを持っておくと、 問題文に出てくるキーワードから、 どの考え方かを判断しやすくなります。
- 業務プロセス：仕事の流れを整理する考え方
- 業務改善：今の流れを少しずつ良くする
- BPR：流れを根本から再設計する
ITパスポート試験では、 「抜本的」「根本的」「再設計」といった表現があればBPR、 「効率化」「見直し」「改善」であれば業務改善、 というように言葉の違いもヒントになります。
業務プロセスとBPRを セットで整理して理解しておくことで、 ストラテジ系の問題にも落ち着いて対応できるようになります。
